プロセス·ドキュメントを使用して値を追加します。

プロセスの文書化とは何ですか？
プロセスの文書化は、プロセスマップまたはフローチャートと書かれた手順の組み合わせです。それは何かが行われる方法について説明します。それは仕事関数の具体的な手順やタスクの概要を説明しますので、フォローするのは簡単です。ことは、作業が正しく行われることを意味します。それはまたので、2つまたは10個の異なる従業員が機能を実行するかどうか、誰もが同じ方​​法を行うことができ、再現性のあることを意味します。これは、プロセスの品質を保証します。

なぜプロセスの文書化は重要ですか？
前述のように、品質が理由の一つです。より良いドキュメント、優れた従業員は手順に従うことができ、プロセスの結果が少なくばらつきに変換されること。品質に加えて、プロセスのドキュメントでは、私たちは仕事とどのようなされていないかを確認するのに役立ちます。それは、プロセスを改善するための機会を識別します。

誰がプロセスをドキュメント化する必要があります？
あなたが仕事を行う者は、彼らが何を文書化すべきだと思うかもしれませんが、良い方法があります。従業員の時間のチャンスの任意の長さのためのプロセスを実行されている場合、プロセスはルーチンとなっているされています。その従業員は、それが行われている方法の親密な知識を持っているが、それらはほとんど自動化された方法で発生したそれのために手順を忘れずにプロセスを文書化することはできません。あなたはあなたの車の中で得、あなたが自動操縦にあったほとんどの場合と同様にどこかに運転したことがありますか？それはプロセスの文書化と同じだ。

どのように我々はこの問題を回避できますか？客観的な部外者の助けを求める。文書化されているエリアに精通していない人を選択します。それは奇妙に思えるかもしれませんが、部外者には見落とさ質問をしたり、ルーチンによって忘れられた手順を確認することができます。

プロセスを文書化するには？
プロセスを文書化する方法は多数あります。いくつかの方法が他より優れています。あなたがプロセスを文書化する部外者を利用している場合は、プロセスの高レベルな概要で始まるかもしれません。これは、単に特定のプロセスの一般的な手順を検討し、会議の設定で行うことができます。

プロセスの概要は、どの関数がプロセスの文書に含めることを示すロードマップのようなものになります。プロセスを文書化の次のステップは、直感的に思えるかもしれませんが、それは実際に動作する。プロセスの終了時にタスクを処理する従業員の面接を開始します。入力がそれらのプロセスの一部トリガー何を聞いてみましょう。次に、これらの入力を扱う従業員と話をしてください。入力が先頭にトレースされるまで続行します。一度これらすべての部品が記載されています、あなたは単にそれらを反転し、最初から最後まで論理的な流れに戻って一緒にプロセスを貼り付けます。

次のステップは、前の手順でキャプチャしたものを検証することです。各ステップを観察し、あなたのドキュメントは、本当にあなたが見るものと一致するかどうかを確認します。されていない場合は、詳細を追加したり、文書化されたものを修正します。

完了したらだと、プロセス·フロー·ダイアグラムに書き込まれた情報を転送します。 Microsoft VisioのまたはPowerPoint 2007を使用すると、プロセスのマッピングが容易になります。

結論
我々はどのようなプロセスのドキュメントであり、なぜそれが重要である説明してきました。また、それを文書化し、それがどのように行うべきであるべき人について話しました。プロセスの文書化は何をすべきか知っている従業員を可能にします。適切なプロセスのドキュメントでは、管理者は、何かがうまくいかないときに何をするかを知るのに役立ちます。これらの利点に加えて、プロセスの文書化は、他の部門は、お住まいの地域がどのように動作するか理解するとのコミュニケーションを向上させることができます。